Friday, October 27, 2017

Mengapa Anda Perlu Team Customer Support Selama 24/7?


Ketika telah memutuskan untuk menggunakan salah satu provider sebagai penyedia layanan produk atau jasa yang dibutuhkan, tentu sebelumnya konsumen telah mempertimbangkan semua aspek yang ditawarkan oleh pihak third party tersebut. Mulai dari produk atau jasa, kualitas, price, hingga tentang adanya dukungan customer support. Salah satu syarat utama dalam menggunakan layanan dari provider penyedia layanan di bidang teknologi informasi adalah adanya dukungan customer support. Mengapa hal ini bisa menjadi sesuatu yang sangat penting serta patut untuk dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk mempercayai salah satu jasa provider tertentu? Jawabannya tentu saja karena customer support adalah layanan yang paling dibutuhkan dan dicari ketika terjadi error maupun kerusakan dan kesulitan yang dihadapi oleh user. Sedangkan seperti yang diketahui, probabilitas terjadinya error dalam dunia IT baik disengaja atau tidak, cukup tinggi. Hal ini dapat disebabkan faktor dari sumebr daya manusia, maupun teknologi / software itu sendiri. Semua aspek tentu membutuhkan penanganan yang tepat. Dan penanganan yang tepat tersebut tentu saja hanya dapat dihandle dan diselesaikan oleh pihak team technical support.

Bentuk-bentuk dukungan team technical support ini bermacam-macam. Ada yang membutuhkan bantuan seputar login dan instalasi, mengatasi error, update software, cara mengatasi krisis disaat mengalami downtime, dan lain sebagainya. Customer support bertugas untuk “menampung” masalah di awal semua hal yang berkaitan dengan kesulitan yang dialami oleh customer, mulai dari tahap yang ringan hingga yang berat untuk kemudian mendistribusikan kesulitan-kesulitan yang dialami customer tersebut kepada ahli-ahli yang berkompeten di masing-masing bidang agar dapat segera diatasi dengan benar dan tepat sasaran. Maka dari itu, tingkat kebutuhan dan penyelesaian masalah customer terbagi kedalam beberapa level atau tingkatan. Namun customer support juga dituntut untuk lebih bisa melakukan beberapa hal disaat yang bersamaan, atau disebut juga sebagai multi tasking. Sebagai “garda depan”, team support yang berhubungan langsung dengan konsumen sebaiknya adalah customer support yang dapat diandalkan, dipercaya, serta mampu mengatasi masalah-masalah yang dialami oleh konsumen. Hal-hal yang termasuk kedalam klasifikasi customer support antara lain adalah customer service yang menerima panggilan telepon konsumen, layanan dukungan teknis, serta dukungan layanan lainnya yang diperlukan.


Bagaimana Jadinya Bila Tidak Ada Layanan Support?
Img : Freepik

Setelah ulasan diatas tentu Anda memahami betapa pentingnya keberadaan customer support. Sekarang Anda bayangkan bagaimana jika layanan support ini tidak ada? Katakanlah misalnya Anda memiliki bisnis yang memiliki platform penjualan online, yaitu sebuah e-commerce. Tentu semua pemilik bisnis berharap bisnisnya berjalan lancar dan aman-aman saja. Namun bagaimana jika terjadi kendala seperti server yang down karena banyaknya pengunjung yang datang pada suatu waktu sehingga menyebabkan website overload visitor? Tentu akan berdampak pada transaksi finansial yang terjadi pada website tersebut. Pembeli yang ingin membeli produk dan melakukan check out transaksi dan berpindah ke pembayaran, bisa gagal dikarenakan server yang down. Tentu pemilik bisnis akan mengalami kerugian yang tidak sedikit, karena ada banyak calon pembeli yang tidak jadi melakukan transaksi finansial di website tersebut. Lalu, bagaimana jadinya jika website perusahaan Anda tidak dapat diakses selama berjam-jam? Tentu kerugian yang dialami bisa naik berlipat-lipat.

Layanan support ini sangat penting dimiliki oleh semua pemilik bisnis yang memiliki akses jual beli melalui platform online, misalnya saja website. Ketika terjadi bencana atau kendala yang tidak diinginkan, pemilik web telah mengetahui langkah apa saja yang harus dilakukan, mulai dari tahap pertama yaitu siapa yang harus dihubungi, kedua, bagaimana cara penyelesaian kendala yang dihadapi, serta ketiga, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kendala tersebut.

Jika layanan support tidak ada, tentu user akan kebingungan mencari solusi serta mengatasi kendala yang muncul. Mungkin situasi akan sedikit berbeda jika user mengetahui sedikit dasar tentang dunia IT, maka user dapat mencari sumber masalah yang dihadapi. Namun bagaimana jika user tidak memiliki dasar ilmu IT serta tidak memiliki karyawan yang berkompeten di bidang IT? Tentu keadaan tetap tidak terkendali serta tidak dapat segera terselesaikan dengan cepat dan tepat sasaran.


Jenis Layanan Customer Support yang Harus Ada Disetiap Perusahaan Provider?
Img : Freepik

Ada beberapa fitur yang harus dimiliki oleh provider penyedia layanan di bidang IT. Beberapa fitur tersebut antara lain adalah :
  • Live chat, merupakan fitur atau sistem chatting yang tersedia pada suatu website. Biasanya live chat ini terletak pada pojok kanan bawah sebuah website. Fungsinya tentu saja untuk menghubungkan konsumen dengan perusahaan provider. Akan lebih baik apabila layanan live chat ini tersedia selama 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. Jadi jika sewaktu-waktu user membutuhkan bantuan, team teknis dapat dengan sigap dan cepat tanggap membantu. Sistem live chat ini lebih mudah daripada sistem telepon atau email, user tidak perlu mencari-cari nomor telepon serta alamat email dan masuk ke aplikasi email terlebih dahulu untuk menyampaikan pesan. Live chat juga memungkinkan user menulis banyak pesan singkat dan mendapatkan jawaban secara real time. Ya, sistemnya memang sama persis dengan platform chatting pada umumnya. Namun aplikasi chat ini hanya terletak pada website perusahaan.

    Live chat memungkinkan pihak team customer support melakukan analisa kendala apa yang terjadi pada user. Kemudian memutuskan langkah penanganan apa yang paling tepat diterapkan pada issue tersebut. Sistem live chat juga dapat memancing interaksi pelanggan terhadap produk atau website suatu perusahaan. Live chat dapat diatur dengan cara menampilkan pop up chat dengan konten sapaan yang hangat maupun pertanyaan tentang apa yang bisa team bisa bantu melalui live chat. Dengan hal seperti itu, pengunjung website / visitor tentu akan merasa lebih ‘aware’ tentang adanya layanan live chat ini. Jika mengalami kesulitan, cukup mengetik pesan yang ingin disampaikan, dan team support dalam hitungan singkat akan membalas pesan tersebut.
  • Telepon, Seorang team support yang menghandle customer call, email, dan chatting harus lebih multitasking dan berwawasan luas di bidangnya. Mulititasking adalah tetap harus dapat menjawab pertanyaan konsumen melalui live chat bahkan ketika sedang berbicara melalui telepon. Penanganan yang cepat dan tepat sasaran memang sangat diharapkan oleh konsumen.

    Team customer support juga harus selalu siap terhadap panggilan telepon dari konsumen yang bisa datang kapan saja. Namun dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan konsumen, sebaiknya tidak melempar-lempar pertanyaan kepada orang lain. Jika hal itu terjadi, konsumen akan kehilangan waktunya untuk menunggu dan bisa beranggapan bahwa perusahaan tersebut kurang kompeten di bidangnya. Maka dari itu, team customer support harus mengkategorisasikan masalah dan setiap pertanyaan dari konsumer menjadi beberapa level kesulitan. Level pertama adalah terkait instalasi, login, dan lain sebagainya. Level dua jika terjadi error program dan aplikasi. Serta level terakhir, ketiga, adalah kasus yang membutuhkan penanganan khusus dari team technical misalnya server down, dan lain sebagainya.
  • Email, melalui email sebenarnya penanganan akan lebih cepat karena melalui email, sebuah perusaahaan IT provider sudah terintegrasi dengan sebuah sistem yang akan menerbitkan ticket penanganan issue. Sehingga team teknis dapat dengan cepat tanggap merespon dan menangani permasalahan tersebut. Namun biasanya konsumen banyak yang tidak melakukan pengaduan melalui email, karena berfikir balasan email akan lebih lama dan penanganan lebih lama. Hal ini merupakan anggapan yang salah. Karena pada dasarnya, cara penanganan yang paling cepat adalah pengaduan melalui email. Namun kebanyakan konsumen lebih menyukai melalukan panggilan melalui telepon maupun live chat yang paling mudah dan sederhana.

Ketiga hal diatas atas fitur-fitur yang paling tidak minimal harus dimiliki oleh provider penyedia layanan di bidang IT. Dengan ketiga fitur tersebut, setidaknya user dapat dengan cepat menghubungi pihak provider, serta provider dapat dengan segera memberikan respon serta memberikan balasan penyelesaian masalah dengan baik. Selain ketiga hal diatas, hal lain yang menjadi faktor pertimbangan seorang user adalah alamat kantor / bisnis yang tercantum dalam website. Dengan demikian user bisa mendapatkan info yang lengkap dan terpercaya atas provider tersebut. Didalam website juga bisa dicantumkan laman “contact us” yang berfungsi jika user ingin menghubungi perusahaan tersebut. Laman tersebut juga dapat langsung terhubung dengan email perusahaan. “Contact us” tidak hanya dapat digunakan untuk komplain, melainkan dapat dimanfaatkan untuk memberikan feedback, pertanyaan, dan lain sebagainya.

Bentuk Layanan Customer Support

Apa saja layanan yang bisa ditawarkan oleh team teknis untuk memanage kebutuhan IT konsumennya? Tentu ada banyak, karena penggunaan semua jenis teknologi memang harus selalu dimaintenance secara rutin dan berkala. Manage solutions adalah salah satu layanan yang bisa ditawarkan oleh perusahaan IT provider untuk membantu memudahkan konsumennya dalam mengatur dan memelihara aplikasi maupun software IT yang digunakan. Selain lebih menghemat waktu, penanganan ini juga lebih efektif karena ditangani oleh IT yang ahli dan profesional di bidangnya.
Bentuk layanan support yang bida ditawarkan antara lain adalah pro active monitoring, dukungan 24/7 pada netwok, system serta hardware, technical management, system design, instalasi, konfigurasi, maintenance, serta pembaruan / update. Semua hal ini dilakukan oleh  experts tech support yang dilakukan oleh dukungan team ahli yang telah memiliki jam terbang tinggi.


Syarat-Syarat Layanan Support
Img : Freepik

Memiliki layanan support selama 24/7 yang mumpuni dan dapat diandalkan tentu diperoleh berdasarkan pengalaman serta branding dari perusahaan provider IT itu sendiri. Sebuah layanan akan dianggap baik dan trusted jika memenuhi beberapa persyaratan berikut ini :
  • Speed & Responsive, yang dimaksud disini adalah kecepatan dalam respon reply pengaduan serta kecepatan dalam tindakan menyelesaikan masalah secara efektif dan efisien sesuai dengan kendala yang dilaporkan.
  • Multitasking, layanan support hendaknya mampu menghandle pertanyaan konsumen dari berbagai macam pintu. Misalnya saja melalui live chat, email, telepon, maupun social media perusahaan.
  • Intelligence, dimana team support dan technical harus memiliki pengetahuan luas serta kemampuan mumpuni di bidang IT sehingga dapat diandalkan.
  • Mampu membuat serta merekomendasikan perencanan hingga pelaksanaan proyek IT berdasarkan atas kebutuhan klien. Terkadang klien juga bingung dengan banyaknya pilihan layanan yang tersedia sehingga belum bisa memutuskan. Maka dari itu, merupakan tugas layanan provider untuk dapat membantu kebingungan klien sesuai dengan kebutuhan apa yang diperlukannya.
  • Ramah dan mampu mengendalikan emosi, jika layanan support sangat responsive, cepat tanggap, berpengetahuan luas, namun tidak ramah, maka kemungkinan besar klien akan kecewa dan tidak menyukai sikap tersebut. Klien lebih menyukai customer support yang ramah, dapat diandalkan, serta berpengetahuan luas di bidangnya.


Peran Layanan Customer Support

Lalu dampak apa yang diperoleh perusahaan penyedia layanan IT dengan memiliki customer support yang bagus dan responsive? Tentu saja kepuasan pelanggan. Mengapa hal ini penting? Tentu saja karena kepuasan pelanggan merupakan pencapaian utama dari sebuah bisnis. Jika pelanggan merasa puas dengan pelayanan IT yang diberikan, bukan tidak mungkin pelanggan tersebut akan repeat order atau menjadi pelanggan tetap atau existing customer.
Selain itu, bentuk pelayanan yang baik dapat meningkatkan feedback positif dari konsumen, serta membuka peluang words of mouth atau rekomendasi dari satu customer ke customer lainnya yang belum menggunakan layanan dari perusahaan tersebut.










Friday, August 25, 2017

Memilih Internet Service Provider Sesuai dengan Kebutuhan


Memilih Internet Service Provider (ISP) adalah masalah yang bisa dibilang susah-susah gampang. Terkadang ISP yang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan termasuk tentang kecepatan atau bandwidth yang diinginkan namun ternyata sering mengalami kendala seperti koneksi yang tiba-tiba mati dan terputus, atau jaringan yang kurang stabil. Namun sebaliknya, terkadang jaringan sangat stabil dan tidak putus-putus namun ternyata bandwidth nya sangat kecil dan kecepatannya sangat lambat. Memang banyak kendala yang tidak bisa diprediksi dari sebuah jaringan ISP. Maka dari itu, banyak orang masih merasa kebingungan memilih ISP yang paling sesuai untuk kebutuhannya. Internet yang lambat maupun tidak stabil merupakan hal yang paling dihindari, namun ironisnya juga paling sering terjadi kepada para pengguna ISP.

ISP pada dasarnya merupakan kebutuhan semua orang. Bagaimana tidak, tentu semua orang membutuhkan jaringan internet bukan? Untuk keperluan pekerjaan, keperluan bisnis, proyek, entertainment, komunikasi, dan lain sebagainya. Tentu pemakaian ISP ini lebih bisa diandalkan untuk keperluan-keperluan bisnis dan hal lainnya daripada penggunaan kuota internet karena limitnya yang tidak terbatas, dan kecepatan / bandwidthnya yang lebih tinggi. Biasanya penggunaaan internet dari provider penyedia ISP ini lebih ke arah untuk penggunaan profesional dan bisnis.


Definisi Internet Service Provider
Internet Service Provider adalah sebuah perusahaan atau provider yang menyediakan layanan jaringan dan koneksi internet untuk berbagai keperluan dan bidang seperti sekolah, universitas dan pendidikan lainnya, rumah sakit, gedung perkantoran dan apartemen, mall, bandara, rumah kost, dan lain sebagainya. Sambungan internet biasanya memerlukan sambungan koneksi dari kabel (wire) seperti kabel fiber optic, kabel telepon, kabel UTP, dan lain sebagainya. Koneksi internet juga dapat menggunakan wireless atau tanpa bantuan kabel untuk menghubungkan jaringan internet tersebut.
Masyarakat biasanya membutuhkan ISP yang mampu memenuhi kebutuhan mayoritas orang akan internet. Yaitu misalnya jaringan internet yang cepat dan stabil, koneksi yang tidak mudah putus-putus, serta internet yang aman. Aman disini yang dimaksud adalah jaringan internet aman dari resiko penyadapan internet dari para hacker serta Denial of Service (DoS) Attack dimana serangan yang menargetkan server utama ini bekerja dengan cara menyerang jaringan server maupun komputer dengan berbagai cara.


Fungsi Internet Service Provider
Img : StockSnap
Fungsi utama ISP adalah tentu menyediakan koneksi internet yang aman, cepat, dan stabil bagi masyarakat. Di era digital ini tentu kebutuhan akan internet adalah keperluan yang penting dan utama, bagaimana tidak, saat ini semua telah berubah ke sistem digitalisasi dan serba online. Pada dasarnya internet dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan, mulai dari komunikasi, pekerjaan, entertainment, pendidikan, penelitian, dan lain sebagainya.

Internet menjadi kebutuhan yang sangat penting, dan berlaku di berbagai bidang. Pada bisnis yang berbasis internet misalnya e-commerce atau online ticketing, kantor dan perusahaan bahkan telah menggunakan integrasi sistem cloud dalam operasional sehari-harinya. Tentu sistem cloud harus terhubung dengan koneksi internet bukan? Bisa dikatakan jika internet sebuah perusahaan tiba-tiba down atau terputus, maka akan banyak hal yang akan terkena imbasnya. Perusahaan membutuhkan koneksi internet untuk mengirim email, melakukan backup, melakukan koordinasi dokumen dan file dengan karyawan di internal perusahaan, dan lain sebagainya. Banyak hal yang akan berhenti atau tidak dapat dijalankan apabila koneksi internet terputus.

Beberapa fungsi ISP antara lain adalah :
  • Sebagai alat komunikasi melalui email, online chat, online call, video call, webcam, dan lain sebagainya
  • Sebagai penghubung komputer dengan sistem cloud computing untuk mempermudah serta efisiensi dan  manajemen waktu
  • Sebagai penghubung user ke sebuah website, blog, landing page, dan lain sebagainya
  • Sebagai salah satu media untuk proteksi terhadap cyber crime
  • Sebagai koneksi terhadap social media dan entertainment seperti Instagram, YouTube, Facebook, LinkedIn, dan lain sebagainya

Kesimpulannya, internet digunakan untuk berbagai keperluan harian aktifitas baik pada sektor pendidikan, bisnis, entertainment, dan lain sebagainya. Maka dari itu sangat penting untuk memilih ISP yang berkompeten. Jadi tidak hanya terbujuk dengan harga yang murah, namun ternyata jaringan sering error, lemot, dan terputus tiba-tiba. Selain itu, membutuhkan waktu yang lama untuk perbaikannya, tentu dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar. Selain koneksi yang stabil, ISP memilih ISP juga harus mempertimbangkan tentang keamanan jaringannya. Jangan sampai jaringan yang berbahaya sehingga rentan terkena serangan hacker maupun cyber crime lainnya.


Sifat - Sifat Internet Service Provider
Sebuah Internet Service Provider memiliki dua sifat yang cukup umum, yaitu :
  • Sifat ISP Terbuka
    Internet Service Provider yang bersifat terbuka adalah koneksi internet yang dapat digunakan oleh masyarakat luas dalam areal cakupan wilayah yang cukup besar dan dapat dimanfaatkan untuk masyarakat di area-area publik, seperti misalnya di sebuah bandara, taman kota, dan lain sebagainya.
  • Sifat ISP Tertutup
    Internet Service Provider yang bersifat tertutup adalah jaringan internet yang hanya khusus diperuntukkan dan digunakan oleh internal sebuah instansi atau lembaga tertentu, misalnya sebuah universitas, sekolah, dan kantor atau perusahaan.


Jenis - Jenis Internet Service Provider
Img : StockSnap

Ada beberapa jenis-jenis ISP. Jenis ISP ini dikategorisasikan berdasarkan atas layanan dan karakteristiknya. Berdasarkan karakteristiknya, ISP dibagi kedalam beberapa jenis yaitu :
  • Kecepatan koneksi. Bagi sebagian besar pengguna internet, kecepatan internet merupakan hal yang sangat penting. Karena internet yang lama akan menghambat aktifitas yang dilakukan. Termasuk salah satunya adalah buffering pada saat streaming sebuah video.
  • Web hosting
    Jika tidak memiliki server, pada untuk keperluan hosting dapat menggunakan ISP server berdasarkan ukuran masing-masing site.
  • Scan virus
    ISP dapat melakukan virus scanning serta anti-spam pada saat user melakukan upload file maupun aktifitas lainnya yang dapat membahayakan user yang lain.
  • Content filter
    Bisa dimanfaatkan untuk memblokir sebuah situs yang berbahaya atau tidak pantas sehingga juga dapat membantu untuk menghilangkan kemungkinan download otomatis dari situs-situs yang berbahaya.
  • Jaringan telepon
    Koneksi ISP juga dapat digunakan sebagai line telepon yang memungkinkan koneksi panggilan dengan menggunakan jaringan koneksi internet.

Sedangkan menurut layanannya, ISP dapat dibedakan menjadi beberapa jenis sebagai berikut :
  • Wireless, yaitu koneksi internet yang dapat tersambung tanpa bantuan kabel
  • Dial-up connection, yaitu koneksi internet yang membutuhkan sambungan kabel baik itu kabel optik maupun kabel telepon untuk mengkoneksikan jaringan internet tersebut
  • Wi-Fi, yaitu sebuah pemancar signal internet tanpa menggunakan kabel. Biasanya banyak ditemui di area publik seperti bandara, cafe dan restoran, perpustakaan, dan lain sebagainya
  • Mobile access, yaitu koneksi internet yang biasanya digunakan khusus untuk penggunaan mobile telepon. Biasanya dengan menggunakan kecepatan 2G, 3G, 4G
  • Dedicated connection, yaitu koneksi jaringan internet yang biasanya digunakan khusus untuk internal perusahaan. Sehingga segala aktifitas perusahaan lebih private dan aman


Perbedaan Internet dan Intranet
Img : StockSnap

Ada beberapa perbedaan mendasar antara internet dan intranet. Perbedaan ini juga meliputi cakupan penggunaannya. Maka dari itu definisi internet dapat dijelaskan sebagai berikut. Internet atau singkatan dari interconnection networking adalah sebuah sambungan atau koneksi yang menghubungkan satu atau beberapa perangkat komputer sekaligus dengan menggunakan sitem global Transmission Control Protocol atau Internet Protocol Suite (TCIP/IP). Internet dapat digunakan secara luas dan bebas oleh berbagai lapisan masyarakat dan untuk berbagai kepentingan.

Sedangkan definisi intranet adalah jaringan private yang juga menggunakan TCIP/IP namun dalam penggunaannya lebih terbatas pada suatu instansi atau lembaga tertentu. Misalnya saja untuk keperluan akademik sebuah universitas, database rumah sakit dan perbankan, dan lain sebagainya.

Masalah - Masalah seputar Internet Service Provider
Img : StockSnap

Menggunakan Internet Service Provider untuk mengatasi kebutuhan-kebutuhan internet juga tidak jauh-jauh dari masalah yang kerap muncul dan dialami oleh sebagian besar penggunanya. Masalah-masalah yang ada pada ISP antara lain adalah :
  • Tidak bisa akses internet walaupun status internet connected, biasanya hal ini berujung lambatnya koneksi internet yang digunakan atau malah kadang berhenti sama sekali dan tidak terhubung ke internet
  • Problem akses ISP, biasanya dikarenakan server provider ISP yang down atau mendadak mati mungkin dikarenakan alus listrik yang tidak stabil, dan lain sebagainya.
  • Kabel jaringan yang terputus dengan dan lepas, selain itu router dan modem tidak ada akses jaringan.
  • Wireless adapter yang tidak terhubung dengan wireless network, biasanya hal ini merupakan gangguan dari server baik itu sedang down atau sedang dilakukan maintenance.

Maka dari itu, ada beberapa tips atau cara untuk mengatasi problem pada Internet Service Provider yang digunakan. Langkah-langkah melakukan troubleshooting pada masalah jaringan internet diantaranya :
  • Menemukan titik masalah dan menemukan solusinya
    Biasanya masalah internet connection tidak jauh-jauh dari kesalahan teknis pada perangkat yang digunakan, sehingga harus sering-sering dilakukan pengecekan dan maintenance.
  • Memastikan bahwa ISP yang digunakan memiliki team support yang selalu siap membantu selama 24/7 sehingga jika terjadi masalah dengan server, masalah dapat segera dilaporkan dan diperbaiki.

Beberapa hal tersebut dapat dijadikan sebagai sebuah pertimbangan dalam memilih dan memutuskan Internet Service Provider mana yang akan digunakan. Koneksi internet tidak hanya berkutat seputar kecepatan dan koneksi yang stabil, namun juga tentang keamanan jaringan serta sistem support yang cepat tanggap membantu jika terjadi masalah-masalah yang disebabkan oleh hal-hal teknis.






Friday, July 28, 2017

Jenis - Jenis Pengaturan dalam Web Manajemen


Dimana Anda dapat mencari informasi secara lengkap mengenai suatu produk maupun informasi secara lengkap dan menyeluruh? Dari social media mungkin? Social media mungkin memiliki informasi yang cukup lengkap terhadap produk maupun kebutuhan yang diinginkan, namun ada satu platform yang menyediakan informasi secara lebih lengkap dan mendetail. Tentu saja semua  informasi mendetail tersebut dapat diperoleh melalui website. Website mampu menyediakan berbagai macam informasi yang dibutuhkan dengan penyajian info yang menarik, mulai dari artikel, foto, hingga bentuk video. Website dapat menampilkan informasi sesuai kebutuhan yang diinginkan.

Sebuah perusahaan dapat memiliki satu atau lebih website dengan satu domain utama, dan beberapa subdomain. Domain disebut juga sebagai alamat website, yaitu nama website yang dituju. Alamat domain diawali dengan World Wide Web (www) dan kemudian diikuti oleh nama domain yang dipilih. Memilih nama domain ini bisa dibilang susah-susah gampang. Tidak bisa asal memilih nama domain, karena nama domain bisa menjadi identitas pertama perusahaan yang ditampilkan secara online. Nama domain juga bisa sebagai alat untuk branding awareness produk dan perusahaan itu sendiri. Sedangkan subdomain biasanya dibuat untuk mendukung domain utama. Misalnya saja domain utama adalah www(dot)smartchair(dot)com, kemudian subdomainnya adalah www(dot)blog(dot)smartchair(dot)com. Ya, subdomain dapat pula dimanfaatkan sebagai platform untuk mempublish blog, tulisan, dan artikel tentang produk dari perusahaan tersebut.

Dalam mengisi content pada website, menggunakan format Hyper Text Markup Language (HTML) yang nantinya bisa dirubah kedalam bentuk teks tulisan yang dapat dibaca oleh pengunjung website. Sebuah website biasanya diakses melalui HTTP, dimana HTTP ini merupakan sebuah protokol penghubung informasi yang berasal dari server untuk ditampilkan melalui web browser agar dapat diakses oleh para user. Website sendiri memiliki tiga jenis yaitu website statis, website dinamis, dan website interaktif. Untuk lebih jelasnya mengenai definisi dan perbedaan jenis website tersebut, Anda dapat membaca pembahasan mengenai website disini.

Lalu hal apa saja yang perlu diperhatikan ketika telah memiliki website? Tentu langkah awal adalah memperhatikan hal-hal yang perlu dipelajari tentang pembuatan website, namun setelah itu yang perlu dilakukan adalah mengetahui tentang web manajemen atau bagaimana cara mengatur dan memelihara website agar tetap menarik perhatian pengunjung online, stay up to date, serta jauh dari kemungkinan adanya tampilan website yang sedang maintenance.


Definisi Web Manajemen
Web manajemen terdiri dari dua kata yaitu website dan manajemen, website adalah segala jenis informasi yang diakses oleh user secara online melalui tampilan laman web browser, sedangkan manajemen adalah sebuah proses pengaturan, dan berbicara tentang website, berarti pemeliharaan dan maintenance. Jadi web manajemen adalah sebuah usaha pemeliharaan terhadap website agar website terhindar dari resiko-resiko kerusakan yang mungkin saja dapat terjadi. Maintenance terhadap website harus secara rutin dilakukan agar website tetap stay up to date dalam menampilkan produk baru maupun informasi terbaru yang ingin disampaikan pemilik web kepada kepada netizen.

Web manajemen memiliki beberapa tahapan seperti misalnya perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian. Tahap perencanaan untuk menentukan tujuan dari dibuatnya website itu sendiri. Tahapan kedua yaitu tahapan pengorganisasian untuk menentukan siapa admin yang bertanggung jawab untuk mengatur dan mengisi konten-konten website tersebut. Tahapan ketiga yaitu tahap pengendalian yaitu orang atau teknisi yang bertanggung jawab untuk memastikan website dapat berjalan dengan baik tanpa adanya kemungkinan terjadi masalah yang kritis.

Jenis-Jenis Web Manajemen
Img : Pixabay

Web manajemen atau pengelolaan website terbagi kedalam dua hal, yaitu tentang tampilan atau desain website, serta isi website atau konten.
  • Tampilan atau desain website. Merupakan web manajemen yang berkutat seputar hal-hal paling mendasar dalam pembuatan website. Termasuk didalamnya kerangka pembuatan website itu sendiri. Seperti misalnya hosting dan fungsi-fungsi atau tombol-tombol panel yang ada pada website. Nantinya hal ini akan berimbas pada perubahan desain dan tampilan luar dari sebuah website. Pengaturan dan pengelolaan ini terdapat didalam pengaturan control panel (cPanel).

Untuk mengubah pengaturan pada website, Anda tinggal masuk kedalam akun cPanel untuk mengatur website sesuai dengan yang diinginkan. Agar dapat masuk kedalam cPanel, Anda perlu login dengan username dan password yang telah didaftarkan. Dalam mengakses cPanel ini diperlukan seorang main administrator yang secara khusus bertugas untuk memonitor dan mengatur web manajemen melalui cPanel. Namun ada pilihan mudah bagi yang tidak ingin keribetan dalam mengatur web manajemen, yaitu dengan menggunakan penyedia layanan blog gratis seperti blogger, wordpress, dan tumblr. Disana sudah terdapat template pengaturan yang memudahkan untuk mengatur kerangka dan tema website.

  • Konten atau isi website. Merupakan pengaturan website terhadap konten atau isi dari website itu sendiri. Website bisa berisi penjelasan dan informasi berupa artikel, gambar maupun video. Web manajemen konten lebih mementingkan unsur-unsur seperti pemilihan kata yang bersifat ajakan dan persuasif serta menarik, kemudian pemilihan kombinasi warna-warna yang ada pada setiap gambar yang diupload, semua bisa mempengaruhi nilai estetika dari sebuah tampilan website.

Jadi walaupun secara teknis, admin yang mengurus konten website ini tidak harus orang yang paham bahasa IT dan pemrograman, namun sebaliknya admin harus memiliki kreativitas dan sisi seni artistik yang kuat sebagai kekuatan untuk menarik perhatian pembaca website. Konten website ada yang bersifat statis dan dinamis. Statis misalnya “profil”, “about”, “contact”, dan hal-hal lain yang sifatnya tidak memerlukan perubahan secara rutin dengan interval waktu yang singkat. Sedangkan dinamis adalah konten-konten website yang lebih memerlukan perubahan dengan interval waktu yang lumayan sering, seperti misalnya update blog post, update gambar promo, gallery, dan lain sebagainya.


Web Hosting
Dalam website manajemen tentu diperlukan pengaturan melalui web hosting. Hosting adalah sebuah program atau sistem yang memungkinkan untuk menyimpan dan menyalurkan data-data yang ada pada website ke server dan begitu pula sebaliknya dari server ke website, sehingga data-data dapat diakses melalui website. Desain sebuah website hendaknya lebih sederhana, bersih dan tidak tertutup oleh banyaknya iklan atau gambar-gambar yang kurang penting dan mengganggu, serta responsive, dan memiliki waktu loading buka web yang relatif cepat (dibawah 4 detik).

Sedangkan untuk konten website, sebaiknya memperhatikan hal-hal seperti konten yang bermanfaat, unik, orisinil, lengkap, dan SEO friendly. Namun secara teknis atau desain, sebaiknya manajemen web memiliki pengaturan web yang mobile friendly bagi para pengguna telepon seluler.

Web Desain : Provider / Self Manage?
Img : Pixabay

Dalam membuat website dan web manajemen, apakah seharusnya mempercayakan kepada orang lain dengan menggunakan web desain provider atau lebih baik jika dihandle sendiri? Semuanya tergantung dari sumber daya yang Anda miliki. Jika perusahaan Anda memiliki teknisi yang mampu menghadle semua hal teknis website perusahaan, maka tidak ada salahnya untuk mengatur dan memanage hosting serta web manajemen sendiri.

Namun apabila Anda kekurangan tenaga yang ahli di bidang IT untuk mengurus dan memanage website perusahaan, maka jasa provider penyedia layanan web manajemen mutlak diperlukan. Jangan terlalu memandang negatif provider penyedia layanan IT solutions. Karena pada dasarnya, perusahaan tersebut beranggotakan tenaga-tenaga IT yang cukup handal dan berkompeten, selain itu tenaga ahli IT tersebut dijamin oleh perusahaan provider sehingga website perusahaan Anda pasti aman dan akan terhandle dengan baik.

Namun tidak semua perusahaan yang merasa mampu menghandle dan mengurus web manajemen mereka akan terhindar dari segala resiko yang mungkin saja dapat terjadi. Itulah manfaatnya menggunakan kerjasama dengan provider penyedia layanan web manajemen. Banyak sekali keuntungan yang akan didapatkan, seperti tidak perlu pusing-pusing memikirkan manajemen website, keamanan, pengaturan, serta maintenance website. Anda dan team lainnya dapat lebih fokus memikirkan tentang bisnis seperti pengembangan produk, marketing, manajemen after sales, dan lain sebagainya.


Web Developer, Web Designer, Web Master
Didalam pengaturan website, terdapat tiga team yang berperan penting dalam pembuatan, manajemen, serta pengembangan website. Ketiga team tersebut adalah web developer, web designer, serta web master. Web developer bertugas membuat segala jenis aplikasi melalui bahasa pemrograman komputer. Tugas web developer adalah bagaimana membangun sebuah rumah atau kerangka dari website, agar website tersebut dapat dioperasikan dengan baik. Dioperasikan disini bukan hanya dari sudut padang secara segi teknis, melainkan dapat pula dioperasikan oleh para pengguna website misalnya tombol contact, comment, search, hingga link icon-icon social media yang terdapat pada website. Namun web developer tidak mengurus tentang pengaturan desain website, karena desain merupakan tanggung jawab dari web designer.

Web designer bertugas untuk membuat tampilan visual dari sebuah website menjadi semakin menarik dan eye catching. Hal ini bisa diwujudkan melalui kombinasi gambar, teks, dan video yang menarik. Juga tidak lupa mengenai pemilihan warna untuk ditampilkan pada halaman website. Kemdian jenis font yang digunakan, dan lain sebagainya yang bersifat visual. Tugas web designer tergolong penting untuk menarik perhatian pengunjung website. Karena tentu setiap orang yang membuka website, pasti yang akan dilihat pertama adalah tampilan awal website itu sendiri.

Img : Pixabay


Web master memiliki tugas untuk mengatur isi atau konten yang ada pada website. Seperti didalamnya termasuk update content-content, SEO friendly, dan juga mencari strategi dalam memarketingkan website tersebut. Selain itu web master juga bertugas untuk menghandle web manajemen. Jangan sampai aplikasi-aplikasi dalam website tiba-tiba error dan tidak diketahui oleh developer namun oleh pengunjung website. Aplikasi dan software dalam website harus terus dimonitor dan dijaga oleh webmaster agar website selalu accessible.



Tips Manajemen Website dan Web Hosting
Dalam melakukan web manajemen, memang diperlukan ketelitian yang dilakukan secara rutin. Namun ketika kepentingan berseberangan dengan waktu dan sumber daya manusia yang dimiliki, maka pilihan terbaik adalah mempercayakan web manajemen beserta web hosting kepada perusahaan penyedia layanan tersebut. Tidak akan ada kerugian melainkan hanya manfaat yang diperoleh. Namun ada beberapa cara dalam memilih perusahaan penyedia layanan web manajemen dan web hosting. Pertama, harus dipertimbangkan tentang bagaimana support yang diberikan. Kebutuhan utama adalah jika support dapat responsive dan mampu membantu selama 24/7. Profesionalitas layanan benar-benar harus dipertanyakan, karena tentu Anda tidak ingin jika website Anda mengalami down dengan waktu yang cukup lama bukan?

Img : Pixabay


Kedua, adalah memilih provider yang terpercaya, dan tentu saja profesional dalam bidangnya, memiliki nama yang cukup baik atau tidak memiliki track record yang kurang baik, brand yang kuat, serta sistem support IT yang berkompeten. Hal ketiga adalah kualitas. Jangan pernah tertipu dengan iming-iming harga yang murah dengan segala hal yang bersifat unlimited. Ketika provider menawarkan harga yang cukup murah hingga hampir tidak lazim, maka hal tersebut yang justru perlu dipertanyakan. Jangan-jangan harganya memang murah, namun nanti dalam pengoperasiannya sulit, banyak tombol panel yang tidak berfungsi, dan lain sebagainya. Begitu pula dengan hal-hal yang bersifat unlimited, karena pada dasarnya tidak ada hal yang benar-benar murni 100% bisa unlimited karena selalu ada batasan-batasan teknis.

Selain tentang manajemen hosting, web manajemen juga mencakupi beberapa unsur-unsur sebagai berikut :

  1. Technical Support. Dimana orang/team ini bertugas mengatur dan memastikan website dapat tetap diakses walaupun traffic kunjungan sedang tinggi. Memastikan website tidak down dan memeriksa koneksi server serta keamanan website adalah tugas dari technical support untuk web manajemen.
  2. Customer Service. Bertugas untuk menanggapi pertanyaan maupun komplain dari pengunjung website. Bentuknya bisa bermacam-macam, bisa melalui email, live chat, dan lain sebagainya.
  3. Marketing. Sebuah website tentu memerlukan media promosi agar dapat dikenal oleh masyarakat. Disini peran dari marketing sangat penting, maka dari itu website bisa dihubungkan ke Google Adwords, atau iklan melalui social media seperti Facebook dan Instagram.