YosiaHal mendasar apa yang paling utama dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk menjalin komunikasi dan relasi dengan klien atau dengan karyawan internalnya? Mungkin saja tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan, namun bagi setiap individu untuk untuk menjalin relasi dan komunikasi? Tentu saja hal penting tersebut adalah email. Email merupakan kebutuhan paling utama dan mendasar bagi setiap orang dan perusahaan untuk melakukan komunikasi online dengan orang yang satu dengan orang yang lainnya.
Email dibutuhkan untuk berbagai macam keperluan, seperti misalnya mengirimkan dokumen-dokumen penting, portofolio, penawaran dan kerjasama kontrak kerja, pembicaraan internal perusahaan, dan bahkan sekarang email juga telah difungsikan sebagai media promosi dan update berita melalui kiriman newsletter berdasarkan subscribe yang telah disubmit.
Begitu banyak fungsi email yang bisa didapatkan. Email menjadi surat digital yang sangat penting dibutuhkan bagi setiap invidu di era teknologi dan komunikasi seperti saat ini. Email memberikan banyak manfaat sekaligus menjadi sebuah kebutuhan mutlak bagi setiap orang. Bahkan untuk membuat akun-akun social media juga pasti membutuhkan otorisasi dan verifikasi dari akun email.
Pengertian Mail Server
Sebelum lebih jauh membahas segala hal yang berkaitan dengan mail server, akan lebih baik apabila sebaiknya mengenal terlebih dulu tentang definisi mail server. Mail server atau disebut juga sebagai email server adalah sebuah server atau layanan internet berbasis cloud yang digunakan untuk mengumpulkan dan mengirim data-data serta informasi dalam bentuk email dengan menggunakan domain email khusus atau domain email tersendiri. Keunggulan dari mail server ini sendiri tentu saja adalah keistimewaaannya dalam kepemilikan domain server sendiri bagi masing-masing perusahaan dan bersifat eksklusivitas.
Fungsi dari email sendiri tentu sangat beragam. Email dapat digunakan untuk berkomunikasi secara formal dari satu perusahaan ke perusahaan yang lainnya. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan email sebagai sarana untuk mengirimkan dokumen, foto dan gambar, PDF, slideshow presentasi Power Point, hingga video. Email juga telah banyak dilengkapi dengan fitur-fitur yang dibutuhkan yaitu seperti fitur signature. Dimana fitur ini memungkinkan Anda untuk menambahkan dan mengatur template professional email signature Anda. Signature ini dibutuhkan untuk kepentingan formal dalam berkirim email. Sebaiknya signature tidak terlalu bold namun juga tidak terlalu flat atau biasa saja. Signature ini dibutuhkan untuk informasi mengenai nama dan jabatan Anda, serta alamat dan nomor telepon pekerjaan Anda. Fitur lain yang ada pada email adalah layanan pemberitahuan apabila Anda sedang bepergian selama beberapa hari dan tidak bisa mengakses email. Anda dapat mengaturnya dalam pengaturan email, dan email akan memberitahukan kepada orang yang mengirim email kepada Anda, bahwa Anda belum bisa dihubungi selama periode waktu tertentu sesuai dengan pengaturan yang telah Anda atur sebelumnya.
Cara Kerja Mail Server
 |
| Img : Pixabay |
Saat mengirim email, biasanya user hanya mengetahui bahwa prosesnya adalah pengirim menulis isi pesan email yang akan dikirimkan, kemudian mengeklik tombol “send”, dan beberapa saat kemudian penerima email akan menerima serta dapat membaca pesan email yang dikirimkan kepadanya. Namun dibalik proses yang terlihat sederhana tersebut, terdapat beberapa tahapan dalam proses perpindahan atau pengiriman data tersebut.
Pada mulanya ketika seseorang akan mengirim email, maka pertama-tama email yang telah selesai ditulis akan disimpan ke sebuah media penyimpanan mail server. Email tersebut akan diklasifikasikan atau dikelompokkan kedalam satu file berdasarkan tujuan email yang serupa. Pada saat mengirimkan email, biasanya perlu dilampirkan keterangan alamat penerima, alamat pengirim, tanggal serta waktu pengiriman. Data-data inilah yang kemudian dikumpulkan dan dikelompokkan oleh sistem mail server agar penerima email dapat mengakses data dan informasi yang dikirimkan dalam email. Jadi pada dasarnya, penerima email akan membaca / mengakses email melalui mail server yang tersedia dimana di mail server tersebut data-data tersebut telah tersimpan. Data dan informasi dari mail server akan ditampilkan dalam bentuk email melalui web, mobile web, mobile apps, maupun browser penerima email.
Pentingnya Sebuah Perusahaan Memiliki Mail Server Sendiri
Mengapa perlu mail server yang eksklusif? Banyak alasan yang mendasari dibutuhkannya mail server khusus untuk email perusahaan. Diantaranya adalah karena dengan memiliki domain mail server sendiri, maka perusahaan tersebut akan memungkinkan untuk melakukan pengukuran penggunaan private mail server yang digunakan. Berapa bandwidth, storage.
Pada dasarnya dengan menggunakan mail server tersendiri ini artinya layanan email yang digunakan untuk perusahaan tersebut aman, encrypted, serta dedicated khusus untuk penggunaan kalangan terbatas di perusahaan Anda. Private mail server ini merupakan resource yang eksklusif milik internal perusahaan Anda dan berbeda dengan resource mail server klien-klien Anda.
Pemanfaatan dan Fungsi Mail Server
 |
| Img : Pixabay |
Memiliki eksklusif mail server akan mendatangkan banyak keuntungan serta kemudahan. Mail server yang berbayar tentu memiliki fitur mail hosting. Dengan adanya hosting, tentu Anda dapat mengatur pengaturan email seuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan. Email hosting sendiri sangat penting dimiliki jika ingin menggunakan email dengan nama domain perusahaan Anda sendiri. Misalnya saja nama diikuti dengan alamat domain perusahaan Anda, contohnya jeremy@smartsolutions.com. Hal ini tentu berbeda apabila Anda menggunakan Gmail, maka yang mengikuti nama alamat email Anda adalah domain dari Google yaitu Gmail.com atau co.id.
Beberapa keuntungan menggunakan server mail sendiri antara lain adalah sebagai berikut :
-
Memiliki profesional alamat email untuk keperluan bisnis
-
Penguatan brand perusahaan, karena dengan penggunaan brand domain email yang khusus tersebut, nama Anda serta nama perusahaan Anda akan lebih mudah diingat oleh penerima email Anda
-
Menggunakan mail hosting dapat digunakan sebagai media promosi dan penyampaian info/berita terbaru perusahaan Anda kepada banyak penerima email secara langsung dan serempak melalui pengiriman newsletter promotion kepada contact email yang dimiliki database perusahaan
-
Dari segi biaya, memiliki domain mail server sendiri sehingga dapat melakukan hosting email dapat dihitung sebagai keuntungan karena dapat lebih menekan budget. Tidak perlu mengeluarkan dana tambahan untuk membeli layanan-layanan email yang tidak dimiliki oleh mail server gratis
-
Dengan mail server sendiri, perusahaan akan mendapatkan keuntungan berupa unlimited user untuk pengguna nama domain mail tersebut, bandwidth, storage, keamanan terenkripsi, dan lain sebagainya.
-
Keamanan data, dengan mail server sendiri maka kerahasiaan data akan lebih terjaga karena Anda mengetahui dimana data center dan server berada. Sehingga apabila terjadi error atau amsalah, maka dapat dengan segera menghubungi support penyedia layanan mail server tersebut. Selain itu, data internal perusahaan tidak akan dengan mudah bocor keluar
Kerugian Bila Tidak Memiliki Mail Server
 |
| Img : Pixabay |
Tidak tahu dimana data center email berada, tidak merasa aman dengan data-data yang disimpan pada server yang tidak tahu keberadaannya dimana, dan pertimbangan untuk kemungkinan-kemungkinan data lebih mudah terkena hack. Selain itu apabila media penyimpanan email Anda penuh, maka Anda perlu mengeluarkan dana tambahan untuk membeli atau mengupgrade storage yang dimiliki oleh email gratis tersebut.
Belum lagi apabila terjadi kendala server utama mail server gratis tersebut down, atau memiliki gangguan, maka tidak lain yang terjadi adalah user tidak dapat menggunakan dan mengakses email sama sekali. Bagaimana jika hal itu penting? Dan terjadi pada saat-saat yang sangat genting ketika Anda harus mengakses email? Anda juga pasti kebingungan siapa yang harus dihubungi, siapa penyedia support yang dapat membantu mengatasi maslaah Anda, karena pada dasarnya Anda juga tidak mengetahui keberadaan data center dan mail server ini ada dibelahan bumi yang mana.
Pada dasarnya mail server memiliki protokol-protocol dalam pengoperasiannya. Protokol yang umum digunakan antara lain adalah SMTP, POP3, dan IMAP. SMTP atau Simple Mail Transfer Protocol adalah apliaksi standar yang digunakan untuk menampung dan mendistribusikan email. POP3 adalah Post Office Protocol dan IMAP atau Internet Mail Application Protocol biasanya digunakan untuk mengambil serta membaca email tanpa perlu login terlebih dulu ke penyedia server melainkan langsung ke port dengan mail client yang telah terdaftar. Port adalah semacam konektor berbentuk jack cable yang berfungsi untuk distribusi data.
Mail Server untuk Perusahaan
Ada banyak contoh situs penyedia layanan email gratis yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan dan sebagian besar untuk kepentingan personal, seperti misalnya Gmail, Yahoo, Outlook, iCloud, AOL, Fast Mail, HushMail, dan lain sebagainya.
Masing-masing penyedia layanan email gratis tersebut memiliki kekurangan diantaranya adalah storage yang terbatas, tidak bisa melakukan blast email secara bersamaan terhadap targeted email user, serta opsi-opsi lain yang tentunya berbeda dengan layanan email yang berbayar.
Apabila pada umumnya kebanyakan orang menggunakan mail server gratis seperti Gmail dan Yahoo yang tidak diketahui dimana letak server dan data centernya. Maka apabila menggunakan mail server pribadi, selain dapat dilakukan hosting email, juga dapat dilakukan maintain dan pemantauan secara langsung oleh internal teknisi perusahaan. Keamanan data-data perusahaan juga lebih terjaga keamanannya. Saat ini ada beberapa penyedia layanan mail server yang tersedia di Indonesia, dan beberapa dari perusahaan tersebut benar-benar bisa diandalkan baik dari segi layanan, keamanan, dan bahkan bantuan / support apabila terjadi gangguan. Hal yang perlu dilakukan adalah mempercayakan mail server kepada provider layanan yang tepat dan benar-benar dapat dipercaya.
Blog Wowrack Indonesia
